Охрана труда в офисе: какие инструктажи проводить для работников

На офисных работников, равно как и на их коллег на производстве, распространяются требования охраны труда. К примеру, служащие офисов должны проходить инструктажи. Но какие именно? И есть ли организационные нюансы, которые необходимо учесть? Предлагаем разобраться. 

Инструктажи по охране труда

Даже если риски, с которыми сталкиваются сотрудники офисов на своих рабочих местах, связаны преимущественно с использованием оргтехники, а условия труда по результатам СОУТ являются допустимыми, такие сотрудники все равно должны проходить инструктажи по охране труда. Правда, не в том объеме, как работники на производствах. 

Какие инструктажи существуют:

• Вводный инструктаж
• Первичный инструктаж
• Повторный инструктаж
• Внеплановый инструктаж
• Целевой инструктаж

Рассмотрим подробнее. 

Вводный инструктаж

Когда и для кого проводится. Вводный инструктаж проводится для всех новых работников, сотрудников, командированных в организацию, и практикантов до начала выполнения трудовой деятельности (п. 10 Постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда», далее — Порядок № 2464). В полной мере это требование относится и к офисным работникам.

Кто должен проводить. Специалист по охране труда или иной уполномоченный работник организации. При отсутствии у работодателя службы или специалиста по охране труда вводный инструктаж проводится:

• руководителем организации;
• другим уполномоченным работодателем работником;
• организацией, оказывающей услуги в области охраны труда. 

Любой, кто будет проводить инструктаж, должен быть обучен по программе Б (программа обучения безопасным методам и приемам выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов).

Как проводить. Вводный инструктаж проводится по программе, разработанной на основе примерного перечня тем из Приложения № 1 к Порядку № 2464. Ниже мы подготовили универсальный образец программы вводного инструктажа, которая подойдет, в том числе, для офисных работников:

Как проверить знания. Работодатель может сам выбрать форму проверки знаний — например, провести письменный или устный тест. После этого необходимо сделать запись в журнале регистрации вводного инструктажа (или в любой другой форме) с учетом требований п. 86 Порядка № 2464. Скачать образец можно здесь.

Первичный инструктаж

Когда и для кого проводится. Первичный инструктаж проводится до начала самостоятельной работы, то есть до выполнения трудовых функций без наставника.

В большинстве случаев служащие офисов от этого вида инструктажа освобождаются, поскольку такие специалисты используют в своей работе исключительно компьютеры и копировально-множительную технику для нужд организации, а также бытовую технику, которая не участвует в технологическом процессе производства (например, микроволновка или электрический чайник). Кроме того, по результатам спецоценки у них оптимальные или допустимые условия труда и отсутствуют другие источники опасности. Это указано в п. 13 Порядка № 2464.

Для освобождения работников от первичного инструктажа необходимо составить перечень должностей и издать приказ. Готовый образец можно скачать здесь. 

Однако если работник офиса посещает производственные площадки для контроля, выезжает на объекты или к заказчикам, проходит на рабочее место через производство, то первичный инструктаж следует провести. Делает это непосредственный руководитель работника по инструкциям и правилам по охране труда, которые действуют в организации.

Кто должен проводить. Непосредственный руководитель работника.

Как проводить. По инструкциям и правилам по охране труда, которые действуют в организации. Во время инструктажа необходимо уделить внимание вопросам первой помощи пострадавшим — соответствующее требование содержится в п. 18 Порядка № 2464. При этом разрабатывать саму программу не обязательно (хотя ее наличие будет плюсом, поскольку программу можно использовать в качестве руководства для проведения первичного и повторного инструктажей).

Если принято решение проводить первичные инструктажи по программе, то ее разработку следует поручить руководителю структурного подразделения. Готовая программа согласовывается со специалистом по охране труда (или ответственным за охрану труда), а затем утверждается у работодателя. Это же относится к инструкциям и правилам по охране труда. 

Как проверить знания. Работодатель организовывает проверку знаний в любом удобном для себя формате. Это, к примеру, может быть устный опрос. По его результатам делается соответствующая запись в журнале регистрации инструктажей или другим удобным способом с учетом требований п. 87 Порядка № 2464.

Повторный инструктаж

В плане организации и оформления повторный инструктаж мало чем отличается от первичного — он проводится по той же инструкции каждые шесть месяцев, чтобы освежить знания сотрудников в области соблюдения требований безопасности. Соответственно, если офисный работник освобожден от первичного инструктажа, то и проводить повторный для него не требуется.

Внеплановый инструктаж 

Когда и для кого проводится. Этот инструктаж проводится для того, чтобы передать работникам новую информацию об охране труда. Полный перечень оснований приведен в п. 16 Порядка № 2464:

1. Работник использует новое оборудование, у него изменились должностные обязанности. Например, работодатель установил в офисе шредер для бумаги. 

2. Изменились НПА и локальные акты организации. Вступил в силу новый порядок обучения по охране труда, были скорректированы правила организации рабочего места и т. п. 

3. Выявлены дополнительные производственные факторы и источники опасности. Иногда это затрагивает и офисных сотрудников — к примеру, если их рабочие места ранее располагались в бизнес-центре, но затем были перенесены в производственное помещение, где появились новые источники опасности. 

4. Поступили указания от должностных лиц по устранению нарушений в области охраны труда.

5. Аварии и несчастные случаи. Если в организации произошел несчастный случай, например, сотрудник поскользнулся, упал и сломал ногу, то со всеми работниками могут провести внеплановый инструктаж по действиям для профилактики таких ситуаций. 

6. Перерыв в работе больше 60 календарных дней. Например, если сотрудник по личным причинам ушел в неоплачиваемый отпуск на три месяца, то после возвращения работодатель должен провести для него внеплановый инструктаж. 

Работодатель также имеет право провести внеплановый инструктаж по собственному решению — если посчитает это нужным.  

Кто должен проводить. Непосредственный руководитель работника.

Как проводить. В объеме мероприятий и требований охраны труда, которые определил работодатель (п. 17 Порядка № 2464). Программу при этом составлять не обязательно. 

Как проверить знания. В любой форме по выбору. Итоги проверки знаний фиксируются с учетом требований п. 87 Порядка № 2464.

Целевой инструктаж 

Когда и для кого проводится. Перед выполнением разовых работ, которые не свойственны должности офисного сотрудника и требуют дополнительных знаний о безопасности. Например, следует провести целевой инструктаж, если работник будет участвовать в субботнике или разгружать новогодние подарки. Также целевой инструктаж нужен, если в организации проводятся массовые мероприятия (п. 19 Порядка № 2464).

Кто должен проводить. Руководитель работ, назначенный приказом. Это может быть как непосредственный руководитель работника, так и просто ответственный сотрудник. 

Как проводить. На месте выполнения работ и в объеме требований охраны труда, предъявляемых к запланированным работам и мероприятиям, которые определил работодатель. Обязательно должны быть разобраны вопросы оказания первой помощи пострадавшим (п. 21 Порядка № 2464).

Как проверить знания. В любой форме по выбору — как правило, это устный опрос. Результаты фиксируются в журнале регистрации инструктажей или другим удобным способом. 

Как можно заметить, все инструктажи, необходимые офисным работникам, проводятся по схожему регламенту. Он включает в себя назначение ответственных лиц, разработку программы, непосредственно инструктирование сотрудников, проверку знаний и оформление документов. Впрочем, сегодня всем этим не обязательно заниматься самостоятельно: достаточно воспользоваться готовым пакетом онлайн-инструктажей на платформе КУРСОН, созданным специально для офисных работников. 

Инструктажи по электробезопасности

Когда и для кого проводится. Поскольку работа офисных сотрудников предполагает использование техники, для них существует опасность поражения электрическим током. Согласно п. 2.3 приказа Минтруда РФ от 15.12.2020 № 903н «Об утверждении Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок», в таком случае требуется присвоение I группы по электробезопасности. I группа — это начальный уровень допуска к работе с электрооборудованием. Она не дает права обслуживать или ремонтировать электроустановки, но предоставляет базовые знания о безопасной эксплуатации электрических приборов. Присвоение происходит до начала работы путем проведения инструктажа и проверки знаний. 

Кто должен проводить. Работник из числа электротехнического персонала, имеющий III группу по электробезопасности, либо специалист по охране труда, у которого группа по электробезопасности IV или выше. 

Как проводить. Например, рассказать об общих требованиях, безопасных способах работы и навыках оказания первой помощи при поражении электрическим током. Каких-то конкретных требований к программе инструктажа нет — действуйте на свое усмотрение и исходя из специфики вашей организации. 

Как проверить знания. В форме устного опроса с (при необходимости) проверкой приобретенных навыков. Как только работник успешно проходит проверку, ему автоматически присваивается I группа по электробезопасности — это фиксируется в журнале письменно (никаких удостоверений неэлектротехнический персонал не получает).

Инструктажи по пожарной безопасности 

Независимо от формы собственности, численности сотрудников или отрасли экономики каждый работодатель обязан инструктировать работников по мерам пожарной безопасности. Порядок обучения по программе противопожарного инструктажа утвержден приказом МЧС России от 16.12.2024 № 1120 (далее — Приказ № 1120).

Подобно инструктажам по охране труда, инструктажи по пожарной безопасности бывают вводными, первичными, повторными, внеплановыми и целевыми.

Вводный противопожарный инструктаж проводится до начала осуществления трудовой или служебной деятельности на объектах защиты:

• со всеми сотрудниками, вновь принимаемыми на работу (службу), в том числе временную;
• с лицами, командированными, прикомандированными на работу (службу);
• с практикантами и стажерами;
• с иными лицами, осуществляющими трудовую или служебную деятельность, по решению руководителей организаций и граждан.

Первичный противопожарный инструктаж на рабочем месте проводится до начала трудовой или служебной деятельности:

• со всеми работниками, которые прошли вводный противопожарный инструктаж;
• с лицами, переведенными из другого подразделения;
• с лицами, которым поручается выполнение новой для них трудовой или служебной деятельности.

Повторный противопожарный инструктаж — проводится не реже 1 раза в год, за исключением трех случаев, когда делать это нужно раз в шесть месяцев:

• Если на объектах защиты, предназначенных для проживания или временного пребывания, 50 и более человек одновременно.
• Если зданию присвоили категорию А, Б, В1, В2, В3, В4.
• Если работник охраняет предприятие или имущество работодателя.

Внеплановый противопожарный инструктаж — подобно внеплановому инструктажу по охране труда, проводится только в случае изменений, о которых нужно рассказать сотрудникам.

Целевой противопожарный инструктаж — для офисных сотрудников, как правило, не актуален (такой персонал не получает наряды-допуски и не ведет огневые работы).

Кто должен проводить. Руководитель организации либо подразделения, ответственный за пожарную безопасность, или другой назначенный приказом ответственный сотрудник. При этом он должен соответствовать требованиям п. 6 Приложения 1 к Приказу № 1120.

Как проводить. Противопожарные инструктажи состоят из теории и практики (п. 3 Приложения 1 к Приказу № 1120). Обучение теории допускается проводить дистанционно, однако отрабатывать полученные знания на практике можно только очно. При этом практическую часть с 2025 года разрешено совмещать с тренировками по эвакуации.

В ходе обучения работников необходимо ознакомить:

• с правилами содержания территории, зданий и помещений, расположением эвакуационных путей, наружного и внутреннего водопроводов, работой систем оповещения о пожаре и методами управления процессом эвакуации людей; 
• требованиями пожарной безопасности исходя из специфики объекта (в данном случае — офисного здания или помещения);
• мероприятиями по обеспечению пожарной безопасности при эксплуатации зданий, оборудования; 
• правилами применения открытого огня;
• обязанностями и действиями работников при пожаре, правилами вызова пожарной охраны, применения средств пожаротушения и установок противопожарной автоматики. 

Программу не требуется согласовывать с МЧС. Повторный инструктаж по пожарной безопасности проводится по той же программе, что и первичный.

Как проверить знания. Приказ № 1120 не содержит прямого регулирования процедуры проверки знаний, поэтому формат здесь вновь выбирается на усмотрение работодателя. Если сотрудник не прошел проверку, то его следует отстранить его от работы до повторной проверки (п. 20 Приложения 1 к Приказу № 1120). Результаты регистрируются в журнале.

Инструктажи по ГО и ЧС

Когда и для кого проводится. Для офисных работников проводятся два вида инструктажей: вводный по ГО и инструктаж по действиям при ЧС. Вводный инструктаж по ГО проводится один раз в течение 30 календарных дней с даты фактического начала трудовой деятельности, а инструктаж по действиям при ЧС — при приеме на работу и далее один раз в год. При приеме сотрудника на работу оба этих инструктажа можно совместить.

Кто должен проводить. Инструктажи могут проводить непосредственно руководитель организации, прошедший соответствующее обучение, уполномоченные на решение задач в области ГО и (или) защиты от ЧС природного и техногенного характера. Это также могут делать руководители занятий по ГО и ЧС.

Как проводить. При разработке программы вводного инструктажа по ГО за основу берется письмо МЧС России от 27.02.2020 № 11-7-605 «О примерном порядке реализации вводного инструктажа по ГО». Для инструктажа по действиям при ЧС, в свою очередь, используется примерная программа МЧС от 27.10.2020 № ИВ-11-85.

При разработке программы вводного инструктажа по ГО и инструктажа по ЧС рекомендуется учитывать:

• особенности деятельности и месторасположения  организации;
• отнесение организации к категории по ГО;
• положения плана ГО организации, плана действий по предупреждению и ликвидации ЧС и других документов, регулирующих организацию и планирование мероприятий по ГО и защите от ЧС природного и техногенного характера;
• вероятность попадания организации в зоны возможных разрушений, радиоактивного загрязнения, химического заражения и катастрофического затопления;
• оценку возможной обстановки, которая может сложиться в результате применения потенциальным противником обычных современных средств поражения.

Как проверить знания. При помощи устного опроса. Результаты инструктажа заносятся в журнал. 

Какая ответственность предусмотрена

Ответственность в отношении проведения инструктажей по охране труда устанавливает ст. 5.27.1 КоАП РФ. Ее первая часть регулирует нарушение порядка проведения инструктажей и предполагает следующие штрафы:

• до 5 000 рублей для должностного лица;
• до 80 000 рублей для организации.

Однако если к работе допускается сотрудник, не прошедший необходимый инструктаж по охране труда, штрафы становятся выше. За них отвечает уже часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ:

• до 25 000 ₽ для должностного лица;
• до 130 000 ₽ для организации.

Если нарушение допущено повторно, то штрафы возрастают, а деятельность организации могут приостановить на срок до 90 дней. Если сотрудник не прошел инструктаж, а затем получил травму или погиб, то должностному лицу будет грозить уголовная ответственность по статье 143 УК РФ.